Политика обработки персональных данных Общества с ограниченной ответственностью «Петролтрейд»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика описывает принципы и порядок обработки Персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Петролтрейд» (далее – «Общество»), расположенным по адресу: 121354, город Москва, ул. Дорогобужская, д.14 стр.6, этаж 2-й, помещение 316 (часть), а также реализованные Обществом меры защиты персональных данных. Настоящая Политика размещается во всех местах сбора Персональных данных Обществом и рекомендована к ознакомлению всем субъектам Персональных данных, предоставляющим свои данные Обществу.

1.2. В настоящей Политике используются следующие термины:

• Аффилированные лица – компании, входящие с Обществом в одну группу компаний, то есть прямо или косвенно контролируемые одним лицом или группой лиц.
• Биометрические Персональные данные – сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются Оператором для установления личности субъекта Персональных данных.
• Внештатный сотрудник – физическое лицо, временно выполняющее или выполнявшее служебные функции в интересах Общества на основании гражданско-правового договора (включая стажеров).
• Закон о персональных данных – Федеральный закон от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных».
• Информационная система Персональных данных – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
• Контактные лица – физические лица, являющиеся представителями или сотрудниками Контрагентов или Потенциальных контрагентов.
• Контрагенты – физические и юридические лица, которые состоят с Обществом в гражданско- правовых отношениях, не связанных с выполнением служебных обязанностей.
• Конфиденциальность Персональных данных – обязательное для соблюдения Оператором требование не раскрывать третьим лицам и не допускать распространения Персональных данных без согласия субъектов Персональных данных или наличия иного законного основания.
• Оператор – Общество, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и/ или осуществляющее обработку Персональных данных, а также определяющее цели обработки Персональных данных, состав Персональных данных, подлежащих обработке, действия/операции, совершаемые с Персональными данными.
• Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту Персональных данных).
• Посетители Сайтов – пользователи Сайтов, предоставившие Обществу свои Персональные данные.
• Потенциальные контрагенты – физические и юридические лица, рассматриваемые Обществом в качестве возможных контрагентов по гражданско-правовых договорам.
• Работник – физическое лицо, состоящее или состоявшее с Обществом в трудовых отношениях.
• Сайты – сайты в сети Интернет, владельцем которых является Общество.
• Услуги – услуги и товары, реализуемые Обществом, а также его партнерами.

1.3. Термины, не определенные в настоящей Политике, имеют значение, которое придается им законодательством Российской Федерации и, в первую очередь, Законом о персональных данных.

2. Принципы обработки персональных данных

2.1. Обработка Персональных данных осуществляется Обществом на основе принципов:

• 2.1.1. законности заранее определенных целей и способов обработки Персональных данных;
• 2.1.2. соответствия целей обработки Персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе Персональных данных;
• 2.1.3. соответствия объема и содержания обрабатываемых Персональных данных, способов их обработки целям обработки Персональных данных;
• 2.1.4. точности и актуальности Персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки Персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе Персональных данных;
• 2.1.5. недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих Персональные данные.

2.2. В Обществе обеспечивается режим Конфиденциальности Персональных данных. Обработка Персональных данных лицами, не допущенными к их обработке в установленном порядке, не допускается.

3. Основания обработки персональных данных

3.1. Правовыми основаниями обработки персональных данных в Обществе являются Трудовой Кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях РФ, Гражданский Кодекс РФ, Уголовный Кодекс РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 No 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 27.07.2006 No 152- ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 30.12.2020 No 519-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон от 19.12.2005 No 160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 No 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 No 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», договоры, стороной которых либо выгодоприобретателем или поручителем по которым является субъект персональных данных, согласие субъекта персональных на обработку персональных данных, другие нормативные акты, регулирующие деятельность Общества, а также его учредительные документы и принятые Обществом локальные нормативные акты.

3.2. Обработка Персональных данных Обществом допускается при наличии одного из следующих условий:

• 3.2.1. Обществом или иным лицом получено согласие субъекта Персональных данных на обработку его Персональных данных Обществом;
• 3.2.2. обработка Персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого, выгодоприобретателем либо поручителем, по которому является субъект Персональных данных;
• 3.2.3. обработка Персональных данных необходима для заключения договора по инициативе субъекта Персональных данных или договора, по которому субъект Персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• 3.2.4. обработка Персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Общество обязанностей;
• 3.2.5. обработка Персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Общества или третьих лиц;
• 3.2.6. обработка Персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания Персональных данных Обществом;
• 3.2.7. наличие иных обстоятельств, предусмотренных законодательством Российской Федерации в качестве основания для обработки Персональных данных.

3.3. Общество осуществляет обработку только тех Персональных данных, которые:

• 3.3.1. были предоставлены Обществу субъектами Персональных данных;
• 3.3.2. были предоставлены Обществу третьими лицами с согласия субъектов Персональных данных;

3.4. Персональные данные разных категорий субъектов Персональных данных обрабатываются Обществом в различных целях. Если субъект Персональных данных относится к нескольким категориям, его Персональные данные могут обрабатываться в целях, характерных для каждой из таких категорий.

5. Цели и способы обработки Персональных данных Контрагентов, Потенциальных контрагентов, их Контактных лиц и Посетителей Сайтов

5.1. Персональные данные Контрагентов и их Контактных лиц обрабатываются Обществом для достижения следующих целей:

• 5.1.1. исполнение договоров, заключенных с Контрагентами;
• 5.1.2. осуществление деловых контактов с Контактными лицами;
• 5.1.3. обеспечение текущей хозяйственной деятельности Общества (включая юридическое сопровождение, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет);
• 5.1.4. соблюдение требований российского законодательства.

5.2. Персональные данные Потенциальных контрагентов и их Контактных лиц обрабатываются Обществом для достижения следующих целей:

• 5.2.1. ведение переговоров о возможности заключения договоров с Потенциальными контрагентами;
• 5.2.2. осуществление деловых контактов с Контактными лицами.
• 5.2.3. рассмотрение обращений Контактных лиц;
• 5.2.4. направление Контактным лицам дополнительной информации об Услугах;
• 5.2.5. оценка эффективности маркетинговых кампаний.

5.3. Персональные данные Посетителей Сайтов обрабатываются Обществом для достижения следующих целей:

• 5.3.1. рассмотрение обращений Посетителей Сайтов;
• 5.3.2. анализ статистики посещаемости Сайтов.

5.4. На основании поручений третьих лиц Общество может оказывать им Услуги, связанные с обработкой Персональных данных. В таких случаях обработка Персональных данных осуществляется исключительно в целях, предусмотренных соответствующими поручениями третьих лиц.

5.5. Поскольку указанные операции соответствуют заявленным выше целям, Персональные данные могут обрабатываться как с использованием средств автоматизации, так и без их применения посредством их сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновление, изменение), извлечения, использования, передачи (распространение, предоставление, доступ, в том числе, передача и предоставление доступа третьим лицам для организации рассылок рекламного и/или информационного характера), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожения персональных данных и иные действия, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 г. No 152-ФЗ «О персональных данных».

6. Цели и способы обработки Персональных данных Работников, их родственников, Внештатных сотрудников и Соискателей

6.1. Персональные данные Работников, обрабатываются Обществом для достижения следующих целей:

• 6.1.1. содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе;
• 6.1.2. обеспечение личной безопасности Работников;
• 6.1.3. контроль и оценка объема и качества работы;
• 6.1.4. обеспечение сохранности имущества Общества (включая организацию контрольно- пропускного режима, контроль выдачи оборудования и доступа к информации, обладателем которой является Общество);
• 6.1.5. страхование (включая добровольное медицинское страхование, страхование от несчастных случаев и страхование для выезжающих за рубеж Работников);
• 6.1.6. исполнение трудовых договоров, заключенных с Работниками, включая начисление и выплату заработной платы и иных вознаграждений и компенсаций;
• 6.1.7. организация служебных командировок (включая содействие Работникам в получении ими заграничных паспортов и иностранных виз, приобретении билетов, бронировании гостиниц);
• 6.1.8. обеспечение текущей хозяйственной деятельности Общества (включая кадровое делопроизводство, юридическое сопровождение, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет);
• 6.1.9. управление кадровыми ресурсами;
• 6.1.10. исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• 6.1.11. осуществления прав и законных интересов Общества в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Общества;
• 6.1.12. продвижение Услуг Обществом на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи;
• 6.1.13. соблюдение требований российского законодательства.

6.2. Общество осуществляет обработку Персональных данных сотрудников Аффилированных лиц в той мере, в которой это необходимо для администрирования общей Информационной системы Персональных данных группы компаний, а также Персональных данных Контактных лиц Контрагентов и Потенциальных контрагентов Аффилированных лиц – для целей обеспечения единого цикла обслуживания клиентов.

6.3. Персональные данные Внештатных сотрудников обрабатываются Обществом для достижения следующих целей:

• 6.3.1. исполнение гражданско-правовых договоров, заключенных с Внештатными сотрудниками, включая начисление и выплату вознаграждений;
• 6.3.2. организация служебных поездок (включая содействие Внештатным сотрудникам в получении ими заграничных паспортов и иностранных виз, приобретении билетов, бронировании гостиниц);
• 6.3.3. обеспечение текущей хозяйственной деятельности Общества (включая кадровое делопроизводство, юридическое сопровождение, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, а также обслуживание Информационной системы Персональных данных);
• 6.3.4. управление кадровыми ресурсами;
• 6.3.5. соблюдение требования российского законодательства.

6.4. Персональные данные Соискателей обрабатываются Обществом для достижения следующих целей:

• 6.4.1. рассмотрение вопроса о возможности заключения с Соискателем трудового договора или гражданско-правового договора;
• 6.4.2. формирование кадрового резерва.

7. Хранение и защита Персональных данных

7.1. Персональные данные хранятся в запираемых помещениях, свободный доступ в которые имеют только Работники и Внештатные сотрудники, имеющие право доступа к обрабатываемым в них Персональным данным. Иные лица имеют право доступа в указанные помещения только в присутствии уполномоченных Работников, которые должны осуществлять контроль соблюдения такими лицами ограничений доступа к Персональным данным.

7.2. В случае потенциального неконтролируемого доступа в помещения лиц, не имеющих права доступа ко всем хранящимся в таких помещениях Персональным данным, соответствующие носители Персональных данных хранятся в запираемых шкафах, ящиках столов, сейфах. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их сохранность и защиту от несанкционированного доступа.

7.3. При обработке Персональных данных в электронном виде реализуются организационные, правовые и технические меры защиты, исключающие возможность несанкционированного доступа к Персональным данным лиц, не допущенных к их обработке. Исчерпывающий перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются локальными нормативными актами Общества. Указанные меры, по меньшей мере, включают:

• 7.3.1. определение угроз безопасности Персональных данных, актуальных для Информационной системы Персональных данных;
• 7.3.2. обеспечение режима безопасности помещений, в которых размещены Информационные системы Персональных данных, препятствующего возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в них;
• 7.3.3. определение перечня лиц, доступ которых к Персональным данным необходим для выполнения ими служебных обязанностей;
• 7.3.4. обеспечение сохранности носителей Персональных данных;
• 7.3.5. управление доступом к Персональным данным;
• 7.3.6. контроль защищенности Персональных данных;
• 7.3.7. применение технических средств обнаружения компьютерных атак, их предотвращения и восстановления последствий их воздействия.

8. Передача Персональных данных

8.1. Передача персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных для достижения согласованных с субъектом персональных данных целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

8.2. При передаче Персональных данных третьим лицам Общество уведомляет указанных лиц об обязательности сохранения Конфиденциальности Персональных данных и использования их лишь в тех целях, для которых они переданы.

8.3. При передаче Персональных данных лицам, обрабатывающим эти данные по поручению (в интересах) Общества, в соглашениях с такими лицами предусматриваются:

• 8.3.1. перечень действий (операций) с Персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку Персональных данных;
• 8.3.2. допустимые цели обработки Персональных данных таким лицом;
• 8.3.3. обязанность такого лица соблюдать Конфиденциальность Персональных данных и обеспечивать безопасность Персональных данных при их обработке;
• 8.3.4. требования к защите обрабатываемых Персональных данных.

8.4. Предоставление Персональных данных государственным органам производится в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

9. Сроки обработки персональных данных

9.1. Обработка Персональных данных (в том числе, их хранение) подлежит прекращению по достижении целей обработки соответствующих данных, а также в случае утраты оснований для обработки Персональных данных, если иные сроки не установлены соглашением Сторон.

10. Права субъектов Персональных данных

10.1. Субъекты Персональных данных вправе:

• 10.1.1. получать доступ к информации, касающейся обработки их Персональных данных;
• 10.1.2. требовать от Общества уточнения Персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если Персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• 10.1.3. обжаловать в суде неправомерные действия или бездействия Общества при обработке и защите Персональных данных, а также принимать иные предусмотренные законом меры по защите своих прав.

10.2. Субъект Персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его Персональных данных, содержащей:

• 10.2.1. подтверждение факта обработки Персональных данных Обществом;
• 10.2.2. правовые основания и цели обработки Персональных данных;
• 10.2.3. применяемые Обществом способы обработки Персональных данных;
• 10.2.4. наименования и местонахождения Общества, сведения о лицах, которые имеют доступ к Персональным данным или которым могут быть раскрыты Персональные данные на основании договора с Обществом или на основании Закона о персональных данных;
• 10.2.5. обрабатываемые Персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту Персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен Законом о персональных данных;
• 10.2.6. сроки обработки Персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• 10.2.7. порядок осуществления субъектом Персональных данных прав, предусмотренных Законом о персональных данных;
• 10.2.8. сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей Персональные данные;
• 10.2.9. наименования и адрес третих лиц, осуществляющих обработку Персональных данных по поручению Общества, если обработка поручена или будет поручена таким лицам;
• 10.2.10. иные сведения, предусмотренные Законом о персональных данных или другими федеральными законами, регламентирующими деятельность в области обработки Персональных данных.

10.3. Сведения, указанные в пункте 10.2 настоящей Политики, предоставляются субъекту Персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта Персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта Персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта Персональных данных в отношениях с Обществом, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки Персональных данных Обществом.

10.4. Если лицо, обратившееся в Общество с запросом, не уполномочено на получение информации, относящейся к Персональным данным, соответствующему лицу отказывается в выдаче такой информации. Лицу, обратившемуся с соответствующим запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации.

10.5. Ответы на письменные запросы о предоставлении сведений, указанных в пункте 10.2 настоящей Политики, направляются в течение 30 (тридцати) рабочих дней с момента их поступления в Общество.

10.6. В случае получения обращения, содержащего информацию об обработке Обществом неточных Персональных данных или неправомерной обработке Персональных данных, ответственное за рассмотрение запроса лицо незамедлительно организует блокирование таких Персональных данных на период проверки при условии, что оно не нарушает права и законные интересы субъекта Персональных данных или третьих лиц.

10.7. В случае подтверждения факта неточности обрабатываемых Персональных данных ответственное за обработку Персональных данных в Обществе лицо на основании сведений, представленных субъектом Персональных данных, его представителем или уполномоченным органом по защите прав субъектов Персональных данных, обеспечивает уточнение Персональных данных в течение 7 (семи) рабочих дней со дня представления таких сведений. Если уточнение данных невозможно осуществить в указанный срок, уточнение осуществляется в кратчайшие возможные сроки. Разблокирование данных производится по получении согласия субъекта Персональных данных или его представителя на продолжение их обработки в неизменном виде или по итогам их уточнения.

10.8. В случае выявления по итогам проверки неправомерной обработки Персональных данных Обществом, производится устранение нарушения в срок, не превышающий 3 (три) рабочих дня с момента подтверждения факта неправомерной обработки. Если обеспечить правомерность обработки Персональных данных невозможно, в срок, не превышающий 10 (десять) рабочих дней со дня выявления неправомерной обработки Персональных данных, производится уничтожение данных. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении Персональных данных немедленно уведомляется субъект Персональных данных или его представитель, а если обращение либо запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов Персональных данных – также указанный орган.

10.9. В случае отзыва субъектом Персональных данных согласия на обработку его данных Работники и/или Внештатные сотрудники Общества обязаны прекратить обработку Персональных данных и уничтожить их в течение 30 (тридцати) календарных дней. Требования настоящего пункта не подлежат применению, если иное предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект Персональных данных, или действующим законодательством Российской Федерации.

11. Заключительные положения

11.1. В случае изменения Политики новая редакция Политики подлежит опубликованию в местах сбора Персональных данных в кратчайшие возможные сроки после такого изменения.